Chcę przełączyć firmę na Autopilot. Co teraz?
🦾

Chcę przełączyć firmę na Autopilot. Co teraz?

Ten wpis możesz przesłuchać w wersji audio na Spotify

Wizja zautomatyzowanych procesów w firmie w momencie gdy się o niej słyszy, brzmi jak idealne rozwiązanie wszystkich problemów i sposób na przeniesienie organizacji na kolejne poziomy. Są też osoby, które boją się utraty pracy w obawie o zostaniu zastąpionym przez roboty, podczas gdy inni planują już gdzie spędzą resztę życia ciesząc się z pasywnego dochodu generowanego "na Autopilocie".

Tak się składa, że na przestrzeni już prawie dwóch ostatnich lat, sam przekonałem się co daje (i czego nie daje automatyzacja). Co więcej miałem również wiele okazji aby dzielić się swoją wiedzą na ten temat oraz nawet projektować automatyzacje dla innych firm - zarówno jednoosobowych jak i dużych korporacji.

Pomyślałem że zbiorę tutaj moje doświadczenia i obserwacje, które pomogą Ci zrozumieć możliwości i ograniczenia jakie daje automatyzacja.

Nic nie dzieje się samo

Zacznijmy od początku. Moment w którym dowiadujemy się o automatyzacji i tym, że można znacznie optymalizować lub nawet w pełni przełączać na autopilot różne procesy, natychmiast kieruje nasze myśli w stronę oszczędności. Problem w tym, że scenariusze które rysujemy w głowie jeszcze się nie wydarzyły i zanim to się stanie musi mieć miejsce coś, co dla wielu jest nieprzekraczalną barierą: zmiana stylu myślenia.

Zanim wyjaśnię o co chodzi, jest tutaj ważny element, który warto sobie uświadomić. Wiesz skąd bierze się rozczarowanie? Z różnicy pomiędzy oczekiwaniami a rzeczywistością. Im jest większa tym większe rozczarowanie. I tutaj nie chodzi o to aby mieć niskie oczekiwania, tylko o to żeby nie miały wpływu na nasze postawy i działania. A można to zrobić zwyczajnie odsuwając je na bok i zamiast myśleć o tym jak wspaniałe będzie życie gdy biznes będzie działać na autopilocie, wystarczy skupić swoją uwagę na krokach, które należy podjąć aby wdrożyć automatyzację.

W tym miejscu zaznaczę że bardzo szczegółowe informacje o pierwszych krokach w automatyzacji znajdziesz w naszym e-booku dostępnym na stronie ebook.zautomatyzowani.pl.

Co musisz wiedzieć o automatyzacji procesów?

Wracając do wdrożenia automatyzacji w firmie, jest kilka rzeczy które musisz wiedzieć:

  • wdrożenie automatyzacji to w małym stopniu technologia. Znacznie większą rolę odgrywa tutaj pomysł i wykonanie.
  • automatyzacje nie utrzymują się same. Twoja firma nieustannie się zmienia i procesy wewnątrz niej oraz automatyzacje które ją realizują.
  • największą przeszkodą w wykorzystaniu automatyzacji jest konieczność zmiany nawyków i generalnie potrzeba zmiany
  • biznes działający na autopilocie to utopia. Można realizować różne jego elementy ale nic nie dzieje się samo. W przypadku niektórych biznesów możliwe jest skrajne ograniczenie zaangażowania czasowego ale nie do zera.
  • często ograniczeniem są narzędzia z których korzystasz i konieczna będzie ich zmiana.
  • wdrażanie automatyzacji w obszarach które dynamicznie się zmieniają w większości przypadków nie ma sensu.

Zastanów się przez chwilę nad wymienionymi przeze mnie punktami. Są to najczęstsze błędy, mity i przeszkody z którymi spotykam się w firmach, niezależnie od ich skali. Opowiem teraz o każdym z nich i wyjaśnię co konkretnie mam na myśli.

Pomysł ważniejszy niż skomplikowana technologia

Automatyzacja może kojarzyć Ci się z zaawansowanymi technicznie narzędziami i koniecznością programowania rozwiązań dopasowanych do Twojej firmy. W praktyce to nie technologia jest problemem tylko pomysł i podejście do problemu który posiadasz. Bardzo łatwo wziąć dowolny problem i zaprojektować dla niego skomplikowane rozwiązanie. A w praktyce chodzi o to aby przede wszystkim wybrać odpowiedni problem, którego automatyzacja przyniesie sensowny efekt oraz znalezienie prostego rozwiązania, którego wdrożenie, utrzymanie i rozwój będą łatwe. Trudność leży tutaj w tym prostym rozwiązaniu i to z jakiegoś powodu często jest bardzo niezrozumiałe zarówno dla firm wdrażających automatyzację jak i firm, które chcą z niej skorzystać.

Inaczej mówiąc: znajdź realny problem który zaadresujesz prostym rozwiązaniem.

Automatyzacja to proces a nie projekt

Załóżmy teraz że już to masz. Automatyzacja działa, oszczędzasz energię i czas i wszyscy są szczęśliwi. W praktyce takie coś nie trwa wiecznie bo wszystko w biznesie nieustannie się zmienia. To co działa dziś, jutro przestanie i to co nie działało wczoraj, dzisiaj staje się dźwignią rozwoju. Z tego powodu potrzebujesz posiadać wiedzę w swojej organizacji na temat automatyzacji lub też blisko współpracować z osobami, które ją posiadają. Tylko w ten sposób automatyzacja nie stanie się dla Ciebie ciężarem czy blokadą przed wdrożeniem zmian.

Możesz pomyśleć o tym tak, że automatyzacja staje się częścią Twojej firmy a nie zamkniętym w czasie projektem.

Firma na autopilocie wymaga zmian nawyków

I wszystko co powiedziałem do tej pory, pomimo tego że może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, i tak jesteś w stanie stosunkowo prosto zaadresować. Znacznie większym wyzwaniem jest wdrożenie zmiany, która często wiąże się ze zmianą nawyków a to nie jest oczywiste (tutaj w temacie polecam książkę Atomic Habits). Im większy zespół i im większa zmiana, tym trudniej wdrożyć automatyzację. Moją rekomendacją jest tutaj metoda małych kroków oraz tzw. "top level buy-in", czyli zaangażowanie osób będących wyżej w strukturze firmy lub też takich, które posiadają autonomię. Ich rolą będzie wspieranie rozwoju kultury organizacji w taki sposób, aby automatyzacja i chęć korzystania z efektywnych narzędzi stała się zrozumiała i oczywista dla wszystkich.

Można powiedzieć że wdrożenie automatyzacji to nic innego jak zmiana. A zmiany wdraża się najłatwiej gdy stają się częścią naszej kultury i stopniowo przenikają do naszej codzienności, stając się jej nieodłączonym elementem.

Biznes w 100% na autopilocie to utopia

W rzeczywistości jednak nawet pełne wykorzystanie potencjału automatyzacji nie doprowadzi do sytuacji w której wszystko będzie działo się samo. Naturalnie osiągniesz znacznie wyższą efektywność a nawet niektóre procesy będą realizowane całkowicie na autopilocie. Pomimo tego scenariusz w którym wszystko dzieje się bez udziału człowieka jest mało realny. Co więcej czasem roboty mogłyby eliminować czynnik ludzki z niektórych procesów ale zwykle przynosi to więcej szkód niż korzyści. Mowa tutaj chociażby o aktywnościach dotyczących budowania relacji z klientami czy czysto kreatywne zadania.

Utrzymanie zdrowego podejścia do automatyzacji czasem będzie wiązało się z tym, że niektóre procesy zawsze pozostaną w rękach ludzi. Ale wiesz co? Tak powinno być.

Wiele rzeczy da się zautomatyzować, nie wszystko warto.

Bez wątpienia ocena tego co powinno zostać w rękach ludzi a co w rękach robotów nie jest proste i często trzeba przekonać się o tym w praktyce. Jest jednak jeszcze jeden element, który poruszałem w odcinku "Ważniejsza niż Automatyzacja". Chodzi o to że w niektórych przypadkach zamiast optymalizować na siłę jakiś proces, wystarczy z niego całkowicie zrezygnować. Innym razem zajdzie potrzeba aby zastąpić go zupełnie innym. Podczas gdy łatwo brzmi to w teorii, tak bynajmniej nie jest takie w praktyce. Wyobraź sobie teraz przełączenie się na zupełnie inne narzędzie do zarządzania zadaniami, komunikatora czy np. wyrzucenie do kosza procesu, który został zaprojektowany przez Ciebie.

Czasem jest to po prostu niezbędne ale niemal zawsze wiąże się z tym, że w krótkiej przyszłości komfort i efektywność Twojej pracy zwiększają się.

Automatyzacja niestabilnych procesów nie ma sensu

No i teraz wiedząc o tym wszystkim nie mam wątpliwości że doskonale rozumiesz, że wprowadzanie automatyzacji i usprawnień do procesów, które są jeszcze na etapie kształtowania lub bardzo często ulegają znaczącym zmianom, nie ma sensu. W takim przypadku warto pomyśleć o optymalizacji mniejszych czynności które są z nimi związane a automatyzację należy odłożyć na bok. Jest w tym jednak pułapka polegająca na tym, że taki "nieustannie zmieniający się proces" może być takim tylko dlatego, że nie zastanawiamy się nad tym jak go ustabilizować.

Od czego zacząć automatyzację?

Jak widzisz automatyzowanie biznesu nie jest oczywiste ale odpowiednie nastawienie, odrobina logiki i kontakt z tym co jest, a nie tym co myślimy że jest, odgrywa ogromne znaczenie. Mowa tutaj nawet nie tylko o łatwiejszym nawiązaniu współpracy z robotami. Mowa tutaj o całej grze i tym czy w ogóle automatyzacja kiedykolwiek stanie się elementem Twojej firmy. Chodzi o to, że elementy o których powiedziałem mogą sprawić, że zrezygnujesz z automatyzacji z przekonaniem, że "nie jest dla Ciebie" i że "delegowanie zadań ludziom jest łatwiejsze" bez zastanawiania się nad tym, że Ci ludzie stają się robotami wykonując tysiące powtarzalnych czynności, podczas gdy mogliby robić rzeczy, których roboty nigdy robić nie będą lub nie powinny.

Jeżeli interesuje Cię temat automatyzacji i chcesz zacząć lub rozwijać swoją wiedzę w tym obszarze, zapraszam Cię na zautomatyzowani.pl. Tam znajdziesz wszystko czego potrzebujesz.