Pomijane szczegóły, które kradną czas
🧩

Pomijane szczegóły, które kradną czas

Jeżeli spojrzysz teraz na aktywności, które podejmujesz każdego dnia i przyjrzysz się im nieco bliżej niż zwykle, zobaczysz wiele powtarzalnych czynności. Każda z nich zajmuje tylko chwilę i wydaje się nie mieć znaczenia w kontekście Twojej ogólnej efektywności.

Nieistotny szczegół

I mówię tutaj o naprawdę małych rzeczach. Np. czy zwracasz uwagę na to jak szybko powtarzany jest klawisz, który wciskasz na klawiaturze? Wciśnij teraz i przytrzymaj literę "aaaaaaaaaaaaaaa". Zapytasz - jakie to ma znaczenie? Przypomnij sobie gdy ostatni raz używałeś klawiszy strzałek do nawigowania po prezentacji czy jakimś dokumencie. Często robimy to, nie zwracając uwagi i w chwili gdy nasze ustawienia klawiatury są "domyślne", zwyczajnie tracimy czas.

Ale znowu, przecież tutaj chodzi o dosłownie kilka sekund! To teraz przestań patrzeć na szczegóły i spójrz na to jak często zdarza Ci się podejmować taką akcję w ciągu dnia? Może nawet zaobserwuj to przez najbliższe kilka godzin pracy. Wtedy zobaczysz różnicę.

Wiem że ten przykład może brzmieć totalnie absurdalnie i nawet być na granicy zdrowego rozsądku, jednak użyłem go celowo aby podkreślić jak małe szczegóły, odgrywają ogromną rolę w naszym życiu.

Uwierz lub nie ale na przestrzeni ostatnich lat, takie szczegóły jak ten odegrały ogromną rolę w moim życiu i nie mówię tutaj wyłącznie o efektywności i robieniu więcej. Jeżeli kojarzysz uczucie gdy pod koniec dnia jesteś niesamowicie zmęczony a tak w zasadzie niewiele się wydarzyło, to właśnie takie detale są jednym z elementów, które mają na to wpływ.

Teraz może się wydawać, że zwracanie uwagi na aż tak małe szczegóły nie jest produktywne. Być może ale wystarczy wziąć pod uwagę fakt, że czasem to kwestia zmiany ustawień w systemie, czasem zmiana aplikacji z jednej na inną a czasem wykształtowanie nowego nawyku (co nie zawsze jest łatwe). Natomiast korzyść jaką czerpiemy z takiej formy optymalizacji, obecna jest przez długi czas, nie rzadko przez lata lub nawet całe życie.

Trzeba tylko rozsądnie podchodzić do tego, czy aby na pewno optymalizacja detalu, ma sens. Bo jeżeli wykonujemy jakąś czynność tylko przez określony czas, to może nie ma sensu w ogóle myśleć o jej optymalizacji. Podobnie nie ma to sensu w chwili gdy optymalizacja zabierze nam nieporównywalnie dużo czasu w relacji do oszczędności, którą otrzymamy. To trochę jak z inwestowaniem, weź pod uwagę ROI (Return On Investment).

Kilka przykładów takich aktywności:

  • korzystanie ze skrótów klawiszowych w systemie oraz programach z których korzystasz
  • wykorzystanie funkcji "text expander" oraz programów takich jak Keyboard Maestro (w systemie OSX)
  • poznanie możliwości narzędzi z których korzystasz (np. funkcji Airdrop w ekosystemie Apple lub wykorzystania Auto Layout w Figmie)
  • optymalizacja miejsca pracy - u mnie dodatkowe monitory oraz biurko z opcją pracy na stojąco każdego dnia robią ogromną różnicę.

To tylko chwila

Wydawać by się mogło, że w optymalizacji chodzi wyłącznie o czas. Po pierwsze nawet jeśli by tak było, to czas jest czymś tak cennym, że według mnie byłoby to wystarczające.

Natomiast tutaj gra toczy się o coś jeszcze: energię.

Podobnie jak czas, energia również jest ograniczona. Dodatkowo bardzo dużo zużywamy jej na zmianę kontekstu. Czyli np. przełączenie się z odpisywania maili na pracę kreatywną. Albo nawet prościej: z picia kawy w kuchni na rozpoczęcie pracy.

Z tego powodu ogromnym obszarem do optymalizacji jest ułatwianie sobie rozpoczynania aktywności, które są dla nas ważne i które chcemy realizować oraz - co ciekawe - utrudniania sobie tych, których robić nie chcemy.

Przykładowo jedną z trudniejszych dla mnie czynności jest rozpoczęcie nagrywania materiałów wideo. Jest to nawet trochę dla mnie dziwne, ponieważ lubię to robić ale z jakiegoś powodu na samą myśl o konieczności ustawienia świateł, kamery i wszystkich niezbędnych do nagrań elementów, sprawiała że to niepotrzebnie odkładałem.

Teraz rozpoczęcie nagrań to kwestia wciśnięcia trzech przycisków:

  • jeden podnosi mi biurko,
  • drugi zapala światła i uruchamia kamerę, które są ustawione tak, że nic nie muszę z nimi robić
  • a trzeci do kombinacja klawiszy, które zamykają wszystkie aplikacje na moim komputerze, uruchamiając programy, które wykorzystuję podczas nagrań

Całość zajmuje może 10 sekund. Zanim zdążę pomyśleć czy na pewno chcę rozpocząć nagranie, już zacząłem.

Taka optymalizacja poprzez ułatwianie albo "zmniejszanie bariery wejścia" to niesamowita oszczędność energii, którą jesteśmy w stanie wykorzystać w innym miejscu lub mieć jej po prostu więcej na przestrzeni całego dnia. Wynika to z faktu, że po prostu przestajemy się siłować sami z sobą.

Zatem zastanów się jakie szczegóły sprawiają, że trudniej jest Ci zacząć robić ważne dla Ciebie aktywności i wyeliminuj najważniejsze przeszkody, jednocześnie sprawiając że ten proces stanie się zwyczajnie przyjemny.

Kilka przykładów oszczędzania energii:

  • Wykorzystanie keyboard maestro do konfiguracji skrótów, które przełączają pomiędzy kontekstami: np. planowanie / nagrywanie / administracja / społeczności / komunikacja / a nawet rozrywka
  • Optymalizacja miejsca pracy pod kątem posiadania pod ręką wszystkiego, co niezbędne do tego aby pracować w komfortowych warunkach. Np. notes, szklanka wody czy uchwyt do monitora umożliwiający jego dowolne ułożenie.
  • Skonfigurowanie sprzętu do pracy w taki sposób, aby rozpoczęcie aktywności wymagało minimum akcji i zajmowało jak najmniej czasu.
  • Utrzymywanie rzeczy tak aby były proste: np. listy zadań, dzienniki czy inne regularnie wykorzystywane narzędzia. Im bardziej złożony system, tym trudniej nim zarządzać.

Małe detale, wielkie efekty

Optymalizacja oparta o usprawnienia małych detali, które pojedynczo wydają się nie mieć najmniejszego znaczenia, jest kontrintuicyjne. Bo gdy myślimy o optymalizacji, nasze myśli kierują się w stronę dużych aktywności. W końcu jeżeli coś zajmuje dużo czasu i sprawimy aby zajmowało mniej to zyskamy najwięcej? Teoretycznie tak.

Osobiście jednak przekonuję się każdego dnia, że to optymalizacja tych najmniejszych czynności przynosi największy efekt. Aby to dostrzec podkreślam jak ważne jest to aby spojrzeć na swoje aktywności przez pryzmat detali i ich znaczenia w szerszej perspektywie.

Ważne jest jeszcze to aby zachować pewien balans i nie próbować na siłę usprawniać obszarów, które nie są tego warte. W ocenie tego pomaga wspomniane wyżej spojrzenie na detale oraz szerszy kontekst.

Chciałbym jeszcze zwrócić Twoją uwagę na pewien fakt: korzyści długoterminowych. W sytuacji gdy podejmujemy działanie "tu i teraz", gdy pomyślimy o optymalizacji, pojawi się również myśl "ale to zajmie mi tylko chwilę". I tak faktycznie jest, jednak jeżeli już teraz poświęcisz uwagę na usprawnienie, to będziesz czerpać korzyści od każdego następnego razu.

Jest tutaj pewna pułapka myślenia, która zawsze będzie nam sugerować, że teraz nie jest dobry czas. I wiesz co? Taki czas nigdy nie nadejdzie. To iluzja w której żyjemy. A ja mam nadzieję Cię teraz rozczarować...czyli uwolnić z iluzji.

- Adam Gospodarczyk